Ngày 31/8/2023, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, Thông tư quy định thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu bao gồm:

          Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Ảnh minh hoạ

          Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

          Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định nêu trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

          Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định cụ thể về định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu; Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; quy định kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

          Đồng thời, Thông tư quy rõ trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cho 03 nhóm đối tượng sau: 

          Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. 

          Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định. 

          Người làm lưu trữ có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

          Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/10/2023.