Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả các công việc, từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đối với tất cả các lĩnh vực kết thúc đều gắn liền với văn bản, tài liệu và hồ sơ công việc. 

Trong thời đại công nghệ số, công tác văn thư lưu trữ đã và đang trải qua những thay đổi đáng kể, với việc áp dụng sử dụng các phần mềm trong công việc mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp truyền thống. Việc số hóa tài liệu và sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu, giúp cơ quan, đơn vị lưu trữ thông tin một cách hiệu quả, an toàn và dễ dàng truy cập. Ngoài ra, công tác văn thư lưu trữ trong thời đại công nghệ số còn giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng truy cập tài liệu từ xa, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, cán bộ công chức viên chức có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin cần thiết mà không bị giới hạn bởi không gian hoặc thời gian, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc và sự phối hợp trong tổ chức.

Trong những năm vừa qua công tác văn thư, lưu trữ được đặc biệt quan tâm, ngày 16/8/2024 UBND tỉnh vừa ban hành văn bản số 3088 /UBND-NCKSTTHC về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. 

 Nội dung yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, nhất là văn thư, lưu trữ điện tử; chủ động rà soát, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm; nội quy, quy chế khai thác, quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ…

Văn bản cũng nêu rõ nhiệm vụ của Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống lưu trữ cơ quan và hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại lưu trữ lịch sử tỉnh.